Le contrat de location de salle

La location d’une salle de réception ou de mariage n’est pas un acte que les gens ont à faire de façon régulière dans leur vie. Ils le feront lors d’un événement très spécial ou si les fêtes de familles sont de particulièrement grande envergure, mais cette fréquence si faible ne les transformera pas en « experts » de la location. Pourtant, des détails parfois très importants se retrouvent dans le contrat de location d’une salle et il est facile de passer à côté.

Dans l’article suivant, nous étudierons plus en détails ce que vous devriez prévoir lors de la location de votre salle.

Salle de réception contrat

La date et l’heure de prise de possession

Certains événements ont besoin de plusieurs heures, voire d’une journée complète pour décorer la salle et y faire entrer les équipements les plus importants. Si c’est le cas pour le vôtre, il serait très important de négocier l’heure de prise de possession des lieux et de la faire écrire dans le contrat.

Ne présumez pas d’office que la personne qui vous loue la salle sera très compréhensive si vous avez des équipements à déposer sur les lieux quelques jours d’avance. Une salle est souvent réservée selon un horaire assez strict et si un grand événement se déroule une journée avant le vôtre, il se pourrait que la salle soit chargée jusqu’à 22h00 le soir, parfois plus tard…  ce qui ne vous laissera pas beaucoup de marge de manoeuvre.

En bref, prévoyez bien le temps dont vous aurez besoin et arrangez-vous avec le locateur pour obtenir suffisamment de marge de manoeuvre. Sinon, trouvez une autre entreprise!

Les équipements inclus dans le prix

Il sera très important de vérifier si l’éclairage, les équipements audiovisuels et le mobilier sont inclus dans le prix. Il ne faudrait quand même pas vous retrouver à payer des extras pour les tables car vous n’aviez pas compris que ce n’était pas compris dans la facture!

Certains établissements louent leur équipement à la carte selon les besoins des événements, ce qui est très pratique pour ceux qui veulent se simplifier la vie et ne pas payer pour des choses inutiles… mais il faudra bien discuter du prix total avant de signer. Sur ce site, par exemple, vous pouvez voir le type de services à la carte qu’on retrouve chez les gestionnaires de salles.

État du matériel et dépôt

Dans plusieurs cas, on vous demandera de verser un dépôt pour s’assurer que vous ne briserez pas l’équipement sur les lieux. Si un de vos invités renverse une télévision par erreur, par exemple, vous pourriez bien dire adieux à votre dépôt!

Le montant varie d’une salle à l’autre. Ce qui ne varie pas, cependant, c’est la responsabilité des organisateurs de l’événement par rapport aux dégâts. Dans le cadre de congrès ou de conférences étudiantes, par exemple, certains organisateurs prendront la peine de faire signer une déclaration de responsabilité à leurs délégués, ce qui leur permettra de les rendre responsables en cas de bris. Lorsque l’alcool coule à flot lors d’un événement, il est toujours mieux de se prémunir.

Le tapage nocturne

Dans certains quartiers, les règles entourant le tapage nocturne sont beaucoup plus sévères qu’ailleurs. Selon le public qui assistera à votre événement, jugez si vous risquez d’avoir des problèmes. Après tout, la visite d’un agent de police risquerait de gâcher un peu l’ambiance de l’événement, vous ne pensez pas?

Le contenu plus détaillé du contrat de location de salle

Le site Comprendre Choisir, qui propose aux internautes des guides compréhensifs sur un nombre presque infini de sujets, couvrait récemment le contrat de location de salle. En lisant ce petit article, vous verrez quelles sont les éléments qui devraient absolument être notés dans le contrat. Bien que Comprendre Choisir soit un site français, vous verrez qu’une bonne partie des informations qui s’y trouvent s’appliquent également très bien en territoire québécois.

Espérons que vous vous sentirez maintenant un peu plus à l’aise pour signer votre contrat de location de salle avec votre locateur. Si vous avez d’autres conseils à offrir aux internautes à ce sujet, il nous fera plaisir de vous lire dans les commentaires!